In questo approfondimento analizziamo il sistema Ue delle gare d'appalto internazionali e come molte Pmi possono avere successo in questo mercato.
Ogni anno le istituzioni europee ed internazionali pubblicano le Call for Tender (bandi di gara) per un valore di circa 100 Mld di €/anno. Aggiungendo il valore delle gare legate alla World Cup Qatar 2022 (€ 238 Mld) ed Expo Dubai, 2020 (€ 37 Mld ) si raggiunge la cifra di € 375 Mld. Un mercato ragguardevole con numeri importanti. Tuttavia, la partecipazione italiana alle gare d’appalto internazionali è ancora molto debole rispetto alle capacità potenziali che le aziende italiane potrebbero esprimere sul piano della competizione internazionale.
La normativa italiana sugli appalti, così come quella degli altri paesi dell’Unione Europea, riprende le Direttive europee 2004/18/CE e 2004/17/CE. Tali normative favoriscono la partecipazione internazionale: “le amministrazioni aggiudicatrici trattano gli operatori economici su un piano di parità, in modo non discriminatorio e agiscono con trasparenza” rispettando “il principio di non discriminazione in base alla nazionalità”. Nonostante una legislazione “equa” favorita dalla Commissione, constatiamo come proprio in riferimento agli appalti UE, i contratti aggiudicati dalle imprese italiane rappresentano una ridotta fetta di mercato.
Se si considera il Fes (Fondo europeo di sviluppo) con riferimento al 2016, ad esempio su un totale di contratti di appalto di poco superiore a 327 milioni e 729mila euro (servizi, forniture e lavori) l’Italia se ne è visti aggiudicare l'11%, oltre 36 milioni. Anche in questo caso, così come per i bandi Onu e Banca mondiale, l’Italia insegue la Francia (53,2%, oltre 174 milioni di euro), ma si lascia alle spalle ancora una volta la Germania (5,63%, poco più di 18 milioni), la Spagna (sette milioni di euro circa) e, per la prima volta, il Regno Unito (4,03%, poco più di 13 milioni di euro).
A tal proposito le principali difficoltà delle aziende italiane sono:
dimensione delle aziende, in gran parte Pmi;
mancanza di expertise;
scarsa conoscenza di meccanismi, regole e procedure di partecipazione alle gare;
mancanza di strategie mirate;
difficoltà di saper intercettare le opportunità che possono generare dai grandi eventi internazionali (come le Expo, le manifestazioni sportive, ecc.) e dal procurement delle istituzioni finanziarie internazionali.
Executive summary
Il ciclo di vita di una gara comprende una serie di fasi che costituiscono il Project Cycle Management (PCM): programmazione, formulazione, lancio della gara, selezione del candidato, firma del contratto, monitoraggio e valutazione ex-post.
Le modalità di gestione della gara sono di tre tipi:
Centralizzata - quando la SA è direttamente il soggetto che dispone delle risorse finanziarie: CE, Agenzie UE, Banca Mondiale, Agenzie ONU, etc.
Decentrata - quando il donatore trasferisce a Ministeri o Autorità locali del paese beneficiario alcune fasi del PCM. Il soggetto locale gestisce la gara applicando le regole del donatore o le regole nazionali in base agli accordi bilaterali. Questo trasferimento di responsabilità è motivato dalla richiesta crescente dei paesi partner di gestire il processo di programmazione e di gestione della gara (Ownership).
Delegata – tipica dei fondi UE, che segue la filosofia dei fondi strutturali (FESR,FEASR, ecc.) e con cui la Commissione europea (CE) trasferisce ai Paesi Membri risorse finanziarie, che sono gestite secondo regole concordate in un accordo di delega sulla base della normativa europea in materia.
Nel caso italiano, i soggetti delegati sono ad oggi la Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo del MAECI, l’Agenzia Italiana per la Cooperazione allo Sviluppo (AICS), il Ministero dell’Interno e Cassa depositi e prestiti, in quanto enti accreditati presso la CE nella gestione di fondi europei.
Le procedure di gare: Aperte o Ristrette
Indipendentemente dalla modalità di gestione delle risorse, le procedure di gara sono:
Aperte: il candidato presenta direttamente l’offerta tecnica (OT) ed economica (OE) senza passare per una pre-qualifica e la valutazione dei criteri di selezione rientra nella valutazione tecnica dell’offerta stessa;
Ristrette: il candidato presenta prima un’Expression of Interest (EoI) – che sarà valutata sulla base di Selection Criteria. Solo i candidati selezionati (e inseriti in short-list) sono invitati a presentare un’offerta tecnica (OT) ed economica (OE) che sarà valutata sulla base di Award Criteria. Selection e Award criteria si riferiscono al “candidato” inteso come “partenariato”, vale a dire la somma delle caratteristiche dei partner. È questo un passaggio fondamentale in quanto la composizione della partnership, serve proprio a soddisfare i criteri posti dalla SA.
Beneficiari
La partecipazione è aperta a tutte le persone fisiche e giuridiche effettivamente stabilite in uno Stato Membro dell'Unione europea o in un Paese eleggibile in base allo strumento di finanziamento nell'ambito del quale è finanziato il progetto specifico.
I beni forniti devono provenire da un Paese designato come eleggibile dallo strumento di finanziamento.
Principali criteri di esclusione
Sono ammessi a presentare un’offerta gli operatori economici che:
non siano in stato di fallimento o amministrazione controllata
non siano stati condannati per violazione delle regole professionali e deontologiche
non abbiano commesso un errore professionale grave nell’esercizio dell’attività
abbiano assolto gli obblighi relativi al pagamento dei contributi di previdenza sociale e ogni oneri fiscali e tributari
non siano stati condannati per frode, corruzione, partecipazione ad un’organizzazione criminale o ogni altra attività illecita
non siano stati esclusi dalla partecipazione a seguito di problemi sorti nell’ambito di gare o appalti precedenti
Principali criteri di selezione
Determinano se i potenziali contraenti abbiano la capacità di eseguire il contratto:
Capacità economica e finanziaria (ultimi 3 anni)
Capacità professionale (ultimi 3-5-8 anni)
Capacità tecnica (ultimi 3-5-8 anni)
Consorzio
I criteri sono verificati rispetto al consorzio nel suo complesso, non al singolo membro
Essere membri di un consorzio o sub-appaltatori è utile per formare l'esperienza richiesta
Formare un Consorzio Stabile
Formare un Consorzio di fatto
Rispetto delle regole di eleggibilità + criteri di esclusione + criteri di selezione pertinenti
Capacità economica e finanziaria: responsabilità solidale
Capacità tecnico-professionale: subappalto
Subappalto
Ciascun subappaltatore deve essere indicato dal capofila del Consorzio all’Autorità aggiudicatrice:
in fase di gara
durante l’esecuzione del contratto (per autorizzazione preventiva)
I subappaltatori devono rispettare le stesse regole di eleggibilità e i criteri di esclusione del Contraente principale anche se non c’è alcun legame diretto con l’Amministrazione aggiudicatrice.
Errori comuni
Motivi Amministrativi
Arrivo dell’offerta in ritardo
Garanzia dell’offerta mancante o non nel giusto formato
Documentazione incompleta
Documentazione non conforme ai modelli
Offerente / candidato / membro del consorzio / subappaltatore non eleggibile
Offerta non firmata
Offerta non nella valuta/lingua richiesta
Criteri di selezione non soddisfatti
Motivi tecnici
Appalti di Forniture
Articoli mancanti nel lotto
Ineleggibilità dell’origine dei beni
Articoli non conformi alle specifiche tecniche
Servizi ausiliari mancanti
Appalti di Servizi
Gli esperti non hanno l’esperienza richiesta
Copia e incolla dei Termini di Riferimento
Gli esperti non sono disponibili nelle date richieste
Metodologia non chiara
Appalti di lavori
Coefficiente della revisione dei prezzi non realistico/gonfiato
Subappalto non menzionato nell’offerta
Motivi economici
Errori aritmetici nell’offerta finanziaria (forniture e lavori)
Consigli utili
Definire la propria strategia:
- Offerente/membro del consorzio/subappaltatore
Utilizzare il ‘periodo di chiarimento’ (21 giorni) per chiedere qualsiasi cosa non chiara nel bando di gara
Prestare attenzione a tutte le istruzioni contenute nel bando
Prestare particolare attenzione a:
- termini di Riferimento (servizi)
- Specifiche tecniche (forniture)
- Elenco dei materiali (lavori)
Controllare attentamente:
- eleggibilità: nazionalità (membri di un consorzio, subappaltatori)
- Origine delle merci (per forniture e lavori)
- Criteri di selezione sul bando di gara
- Griglie di valutazione (servizi)
- Rispetto dei requisiti di presentazione
Richiedere un'estensione della scadenza del bando se si tratta di un'offerta complessa o se ci sono molti chiarimenti
Tenersi informati! Controllare i bandi frequentemente
Farsi conoscere nella business community
Utilizzare persone che sappiano scrivere bene nella lingua richiesta dal bando
Scegliere attentamente i partner
Controllare attentamente tutti gli elementi dell’offerta prima dell'invio
Controllare i prezzi proposti. Cercare di essere competitivi!
Cosa non fare
Contattare l‘Amministrazione appaltante al di fuori del canale di comunicazione aperto a tale scopo
Cercare d’influenzare l'esito della procedura
Chiedere un parere preventivo all’amministrazione appaltante della tua offerta
Dimenticare di chiedere una lettera di referenza alle amministrazioni aggiudicatrici per i contratti implementati con successo
Disperarsi se non si ottiene un contratto ai primi tentativi